Struktur Proyek dan Keorganisasian Proyek

Struktur Proyek dan Keorganisasian Proyek
 

Definisi Proyek:

-       Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)

-       Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

#   PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU. CONTOH:    

-   MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU

-   MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU

-   KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

# SASARAN DAN KENDALA PROYEK:

1. Anggaran
2. Jadual
3. Mutu

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional

Kegiatan Proyek

Kegiatan Operasional

1. Bersifat Dinamis 2. Berlangsung hanya dalam kurun     waktu terbatas (siklusnya pendek) 3. Dalam kurun waktu tsb intensitas     kegiatan berbeda-beda 4. Kegiatan harus diselelsaikan     sesuai dana dan waktu yang     ditentukan 5. Menyangkut bermacam-macam     kegiatan (tenaga kerja terspesiali-     sasi) 6. Diperlukan tanggung jawab     vertikal dan horizontal 7. Contoh: Pembangunan pabrik/ rumah, penelitian dan pengembang-an produk.

1. Bersifat Rutin 2. Berlangsung terus menerus     (jangka panjang) 3. Intensitas kegiatan relatif sama 4. Batasan tidak setajam proyek,     hanya diatur dalam anggaran      tahunan 5. Tidak terlalu banyak macam     kegiatannya 6. Penekanan pada jalur vertikal 7. Contoh: Pekerjaan administrasi kantor, pabrik, denagn produk bersifat standar.

Estimasi Waktu Penyelesian Proyek

-       Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar anggota tim atau pengalaman proyek sejenis

-       Dua pendekatan estimasi:

-       Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan 

         Pesimistik (b)            PERT

Te = (a + 4m + b)/ 6     

Dimana:    Te = Taksiran waktu

                      V = variansi

V = ((b-a )/ 6)²  untuk 0 dan 100%

                     Atau

V = ((b-a) / 3,2) ²  untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%)

            Contoh:

Kode aktivitas	Aktivitas pendahulu	Taksiran waktu penyelesaian (bln)
		Optimistik        (a)	Umum    (m)	Pesimistik     (b)	Te
A B C D E F G H I J K L	- - - A A B C D B,G H E,F I	1 2 3 2 2 1 1 1 4 1 5 1	2 3 4 4 3 3 4 3 4 3 7       1	3 4 5 6 10 5 7 11 4 11 15 1	2 3 4 4 4 3 4 4 4 4 8 1

-        FUNGSI ORGANISASI PROYEK

a.    Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama

b.    Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan

c.    Merupakan pusat pembagian pekerjaan

d.    Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

  

-       Struktur Organisasi

Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:

1. Strategi
2. Teknologi
3. Lingkungan tempat beroperasi
4. Karakteristik anggota

Jenis Struktur Organisasi:

1.    Organisasi proyek fungsional (OPF)

2.    Organisasi proyek koordinator (OPK)

3.    Organisasi proyek murni (OPMi)

4.    Organisasi proyek matriks (OPM)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Jenis Struktur	Definisi	Pimpinan	Kelebihan	Kelemahan	Contoh
OPF	Organisasi dimana lingkup kegiatan dise-rahkan pada kegiatan fungsional	Manajer lini	Dikerjakan oleh ahlinya	Tidak ada pengaturan terhadap arus hori-zontal dan tidak ada penanggung jawab tunggal	Organisasi dengan struktur fungsional yang kemudian menangani suatu proyek
OPK	Varian dari OPF tapi lebih maju karena lebih ter-koordinir	Koordinator proyek	Pekerjaan proyek lebih terkoordinir	Kepemimpinan tidak efektif	s.d.a

MANFAAT Dan Macam MANAJEMEN PROYEK

MANFAAT MANAJEMEN PROYEK

• Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

• Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

• Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

• Mengidentifikasi metode analisa peramalan

• Mengukur prestasi terhadap rencana

• Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

• Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana yad

• Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

TUNTUTAN MANAJER PROYEK

• Pengelolaan manusia

• Tugas yang harus dikerjakan sebagai PM

• Menggunakan peralatan/fasilitas yang ada

• Struktur organisasi yang ada

• Iklim organisasi

• Iklim pelanggan

Macam atau jenis proyek

Proyek Engineering – Konstruksi

• Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll.

Proyek Engineering – Manufaktur

• Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagi disebut proyek.

Proyek Penelitian dan Pengembangan

• Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu. Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir).

Proyek Pelayanan Manajemen

• Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancang program efisiensi dan penghematan.

Proyek Kapital

• Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan.

Proyek Radio – Telekomunikasi

• Untuk membangun jaringan telekomunikasi.

Proyek Konservasi Bio – Diversity

• Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian, penelitian, dan survai.

Timbulnya suatu proyek

Rencana pemerintah

• misalnya proyek pembangunan jalan

Permintaan pasar

• misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.

Dari dalam perusahaan yang bersangkutan

• misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.

Dari kegiatan penelitian dan pengembangan

• dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.

Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.

Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, ‘tools and techniques’ pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : ‘initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process’.
Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua ‘pekerjaan yang lain’ dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

Pengertian Resiko
Ada banyak definisi tentang resiko, resiko dapat ditafsirkan sebagai bentuk keadaan ketidakpastian tentang suatu keadaan yang akan terjadi nantinya (future) dengan keputusan yang diambil berdasarkan berbagai pertimbangan pada saat ini.

Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah proses pengukuran atau penilaian resiko serta pengembangan strategi pengelolaannya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan resiko kepada pihak lain, menghindari resiko, mengurangi efek negatif resiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi resiko tertentu. Manajemen resiko tradisional terfokus pada resiko-resiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian serta tuntutan hukum). Manajemen resiko adalah rangkaian langkah-langkah yang membantu suatu perangkat lunak untuk memahami dan mengatur ketidak pastian (Roger S. Pressman).

Contoh Manajemen Proyek dan Resiko
Contoh manajemen proyek diantaranya adalah : membangun sebuah stadion sepak bola, megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah strata satu di suatu perguruan tinggi.

Dikutip dari :

1. http://ci-muetz.blogspot.com/2010/01/manajemen-resiko.html
2. http://www.btw.web.id/manajemen-proyek-dan-resiko.html
3. http://dya08webmaster.blog.com/manajemen-proyek-resiko/